Найпростіший спосіб ідентифікувати застарілий запас без комп’ютерної системи - залишити теги підрахунку фізичного запасу на всіх предметах запасів після завершення річного фізичного підрахунку. Мітки, приклеєні до будь-яких предметів, використаних протягом наступного року, будуть викинуті під час використання, залишивши лише найстаріші невикористані предмети, позначені до кінця року. Потім ви можете оглянути склад, щоб перевірити, чи слід створити для них резерв застарівання. Однак теги можуть впасти або зірвати предмети інвентарю, особливо якщо в сусідніх кошиках є високий рівень трафіку. Хоча додаткова стрічка зменшить цю проблему, ймовірно, з часом відбудеться втрата тегів.
Навіть елементарна комп'ютеризована система відстеження товарно-матеріальних цінностей, швидше за все, фіксує останню дату, коли певний номер деталі був вилучений зі складу для виробництва або продажу. Якщо так, то легко використати програму написання звітів для вилучення та сортування цієї інформації, в результаті чого з’явиться звіт із переліком усього інвентарю, починаючи з тих продуктів, які мають найстарішу дату „останнього використання”. Відсортувавши звіт із найдавнішою датою останнього використання, перерахованою першою, ви зможете легко отримати список сортування предметів, які потребують подальшого розслідування щодо можливого застаріння. Однак такий підхід не дає достатніх доказів того, що товар більше ніколи не буде використовуватися, оскільки він може бути суттєвим компонентом товару, який не був запланований до випуску в якийсь час, або сервісною частиною, на яку попит низький.
Розширена версія звіту про «останнє використання» порівнює загальну кількість вилучених запасів із наявною сумою, що саме по собі може бути достатньою інформацією для проведення перевірки застарілості. У ньому також перелічено заплановане використання, яке вимагає отримання інформації із системи планування матеріальних потреб і яке інформує вас про будь-які майбутні вимоги щодо використання. Також вказана розширена вартість кожного товару, щоб дати користувачам звітів деяке уявлення про списання, яке може відбутися, якщо товар визнано застарілим.
Якщо комп’ютерна система включає специфікацію матеріалів, існує велика ймовірність того, що вона також формує звіт “де використовується” із переліком усіх технічних документів, для яких використовується товарний матеріал. Якщо у звіті для елемента немає переліку «де використано», цілком ймовірно, що деталь більше не потрібна. Цей звіт є найефективнішим, якщо матеріальні записки вилучаються з комп’ютерної системи або деактивуються, як тільки товари виводяться з ринку; це більш чітко виявляє ті предмети інвентарю, які більше не потрібні.
Додатковим підходом для визначення того, чи є деталь застарілою, є перевірка інженерних замовлень на зміни. Ці документи показують, що ті частини замінюються на інші, а також коли планується відбутися перехід. Потім ви можете здійснити пошук у базі даних про запаси, щоб побачити, скільки деталей, що замінюються, все ще є на складі, а потім можна скласти загальну суму, даючи ще одну варіацію кількості застарілих запасів.
Кінцевим джерелом інформації є застарілий звіт про запаси попереднього періоду. Співробітники бухгалтерії повинні стежити за цими статтями та повідомляти керівництво про ті, щодо яких не передбачається розпорядження.
Для того, щоб будь-яка із цих систем огляду працювала, необхідно створити політику та процедури, а також поточні заплановані дати огляду. Роблячи це, існує велика ймовірність того, що перевірка застарілості стане регулярною частиною діяльності компанії. Зокрема, розглянемо політику, яка уповноважена Радою проводити щонайменше щоквартально огляди застарілості, що дає керівництву можливість знаходити предмети до того, як вони стануть занадто старими, щоб їх можна було утилізувати за розумною ціною. Інша політика Ради повинна стверджувати, що керівництво буде активно шукати та продавати незавершені або готові товари з неприйнятним рівнем якості. Завдяки цьому товари в першу чергу утримуються від зберігання на складі.
Пов'язані курси
Облік запасів
Як перевірити інвентаризацію
Управління запасами
