Існує кілька ключових відмінностей між рахунком-фактурою та випискою. Рахунок-фактура документує конкретну операцію купівлі-продажу, коли товари чи послуги були надані покупцеві, тоді як у виписці розміщуються всі рахунки-фактури, які ще не сплачені покупцем. Це призводить до таких відмінностей:
Наміром рахунка-фактури є стягнення плати з покупця за конкретний продаж, тоді як виписка - це загальне повідомлення про несплату.
Рахунок-фактура надає більш детальну інформацію про конкретний продаж, наприклад, опис товару, ціну товару, вартість доставки та податки з продажу, тоді як у виписці наводиться лише загальна сума, що підлягає сплаті за кожним рахунком-фактурою.
Рахунки-фактури видаються щоразу, коли продаж завершено, тоді як виписки виписуються лише через встановлені проміжки часу, наприклад, наприкінці місяця.
Покупець фіксує кредиторську заборгованість при отриманні рахунку-фактури, але зовсім не реєструє жодної бухгалтерської операції при отриманні виписки, оскільки виписка має лише інформаційний характер.
Нерозумно розглядати виписку як рахунок-фактуру та оплачувати товари, перераховані у виписці, оскільки можливо, що покупець вже заплатив за ці предмети, але оплата ще не відображена в системі бухгалтерського обліку продавця. Кращою альтернативою для покупця є запити щодо будь-яких рахунків-фактур, зазначених у виписці, та отримання більш детальної інформації перед тим, як здійснити платіж.
При роботі з постачальниками кредитних карток може виникнути певна плутанина між фактурою та умовами виписки , оскільки вони видають "виписку", яка насправді є рахунком-фактурою.
