Лист, що заважає, - це повідомлення, надіслане клієнту, в якому зазначається, що воно прострочене у сплаті дебіторської заборгованості відправника. Як правило, листи з даннінгом переходять від ввічливих нагадувань до більш суворих вимог до оплати, якщо клієнт продовжує не реагувати на оплату. Перші кілька листів, які надсилаються замовнику, повинні бути ввічливими, згідно з теорією, що клієнт просто не враховував оплату, і компанія хоче зберегти свою добру волю для майбутнього бізнесу.
Однак, як проходить більше часу, компанія починає змінювати своє припущення щодо подальшого ведення бізнесу з клієнтом, і тому має тенденцію применшувати суму доброзичливості клієнта, яку вона хоче зберегти на користь платити зараз. Незалежно від тону листа, в ньому завжди зазначається сума, що виплачується, дата несплаченого рахунку-фактури, номер рахунку-фактури та будь-які штрафи за прострочення платежів або пеня.
У якийсь момент після звичайної дати виплати ефективність видачі дзеркальних листів знизиться, так що компанія припинить їх використання і замість цього покладеться на особисті контакти, адвокатів та колекторські агентства.
Чарівний лист може приймати різні фізичні форми. Спочатку це був лист, який можна було відправити звичайною поштою, рекомендованою поштою або доставкою протягом ночі, щоб надати зростаючу актуальність запиту, а також створити запис про отримання (у разі замовленої пошти або доставки протягом ночі) . Однак чудовий лист можна також надіслати у вигляді факсу, електронного листа або навіть текстового повідомлення. Ці методи електронної доставки можуть збитися з дороги (особливо факсом) і можуть бути не такими ефективними, як більш традиційні паперові методи.
Листи для занурення часто генеруються комп’ютером, взагалі не вводячи людські дані. Система налаштована на використання певного тексту, якщо оплата не була здійснена протягом певної кількості днів, а потім використовувати інший текст для листів, що генеруються після того, як пройшов довший період часу без оплати. Це може бути більш ефективним для вирішення завдання створення та видачі чудових листів третій стороні.
Співробітники кредитного відділу можуть періодично змінювати час або зміст цих автоматично сформованих листів, якщо вони відчувають, що деякі зміни покращать швидкість інкасації. Цього можна досягти за допомогою тестування АБ, де видаються дві версії дзеркального листа, і контролюється ефективність кожного з них; якщо одна версія призводить до більшої кількості виплат клієнтам, ця версія стає новим типовим форматом листів, який буде використовуватися.
Існують правила, що регулюють рівень загрози, який може бути включений у лист про відмову, залежно від юрисдикції уряду, в якій проживає клієнт, тому вам слід уникати надмірно різких листів про дозвіл.
Лихий лист - це не те саме, що заява на кінець місяця. Виписка надсилається всім клієнтам, які мають несплачені рахунки-фактури в кінці місяця. Виписка включає всі рахунки-фактури, які ще не сплачені, навіть якщо вони ще не сплачені. Заява не вважається переслідуванням, а скоріше простою випискою про стан часу. Однак він все ще вважається інструментом інкасації, оскільки це може призвести до запитів клієнтів про рахунки-фактури, яких вони не мають у своїй документації, і які вони, відповідно, не заплатили б.
