Зменшення запасів - це надмірна кількість запасів, перерахованих в бухгалтерському обліку, але яка більше не існує у фактичних запасах. Надмірний рівень усадки може свідчити про проблеми з викраденням запасів, пошкодженням, неправильним обліком, неправильними одиницями виміру, випаровуванням або подібними проблемами. Також можливо, що усадка може бути спричинена шахрайством постачальника, коли постачальник виставляє рахунки компанії за певну кількість відвантажених товарів, але фактично не відвантажує всі товари. Тому одержувач фіксує рахунок-фактуру на повну вартість товару, але реєструє менше одиниць на складі; різниця полягає в усадці.
Для вимірювання величини усадки запасів проводять фізичний підрахунок запасів та обчислюють його собівартість, а потім віднімають цю вартість із вартості, зазначеної в бухгалтерському обліку. Розділіть різницю на суму в бухгалтерському обліку, щоб отримати відсоток усадки запасів.
Наприклад, ABC International має 100 000 доларів товарно-матеріальних цінностей, перелічених у своїх бухгалтерських записах. Він проводить фізичну інвентаризацію та підраховує, що фактична сума, яка є в наявності, становить 950 000 доларів. Таким чином, сума усадки запасів складає 50 000 доларів (1 000 000 доларів - вартість книги - 950 000 - фактична вартість). Відсоток усадки запасів складає 5% (500 000 доларів / 1 000 000 доларів).
Для запобігання усадці запасів доступно багато методів, зокрема:
Огородження та блокування складу
Заборона входу на склад будь-кому, крім співробітників складу
Встановлення відстеження рівня запасів на рівні смітника
Призначення особистої відповідальності за точність інвентаризації
Підвищення точності записів накладної
Встановлення постійного процесу підрахунку циклів
Суворо контролюючи результати процесу фізичного підрахунку, та те, як коригування включаються в записи інвентаризації
Підрахунок усіх предметів, коли вони надходять до приймального причалу
Підрахунок усіх готових товарів при їх відвантаженні від компанії
