Основа нарахування використовується для обліку доходів і витрат у тому періоді, в якому вони зароблені, незалежно від строків пов'язаних з ними грошових потоків. Однак бувають випадки (як правило, пов’язані з підготовкою податкової декларації), коли натомість підприємство може захотіти звітувати про свої результати згідно з касовою бухгалтерією; грошова основа передбачає лише реєстрацію операцій, коли пов'язані з ними готівкові кошти або виплачені, або отримані. Як ми перетворюємо бухгалтерські записи за принципом нарахування в касові?
Для переходу з бази нарахування на бухгалтерський облік виконайте такі дії:
Відняти нараховані витрати . Якщо витрати були нараховані через відсутність рахунку-фактури постачальника, видаліть їх із фінансової звітності. Найпростішим джерелом цієї інформації є рахунок нарахованих зобов’язань у балансі. Обов’язково спочатку вивчіть вміст цього облікового запису, щоб переконатися, що він правильний.
Відняти дебіторську заборгованість . Не включайте дебіторську заборгованість та пов'язані з ними продажі, якщо відповідні грошові кошти не були отримані протягом періоду.
Відняти кредиторську заборгованість . Не включайте витрати за будь-якою кредиторською заборгованістю, яка фактично не була сплачена готівкою протягом періоду.
Зміщення продажів попереднього періоду . За принципом нарахування, деякі продажі могли бути нараховані в кінці попереднього періоду. Якщо відповідний платіж клієнта не був отриманий до наступного періоду, перенесіть ці продажі вперед у звітний період, коли фактично були отримані готівкові гроші. Для цього може знадобитися коригування початкового рахунку нерозподіленого прибутку.
Перекласти передоплату клієнта . Якби клієнти платили за замовлення заздалегідь, ці платежі були б записані як зобов’язання за принципом нарахування. Перемістіть ці операції на продаж у період, коли були отримані готівкові кошти.
Перекласти передоплату постачальникам . Якби компанія сплачувала заздалегідь деякі витрати, ці виплати були б записані як передоплачені витрати за принципом нарахування. Перекладіть ці операції на витрати в тому періоді, коли були сплачені готівкові кошти.
Перелічені вище зміни не слід вносити до бухгалтерських записів бізнесу, якщо тільки ви не хочете назавжди змінити всю систему на касову основу (що, як правило, також вимагає реконфігурації бухгалтерського програмного забезпечення). Натомість введіть ці зміни в електронній таблиці та вручну обчисліть переглянутий фінансовий результат для касової бази бухгалтерського обліку. Обов’язково захистіть та зробіть резервну копію цієї електронної таблиці, якщо вона коли-небудь буде поставлена під сумнів у рамках податкової перевірки.
Крім того, майте на увазі, що використання грошової бази для цілей податкової звітності IRS обмежує менші організації, які не звітують про будь-які товарні запаси наприкінці своїх фінансових років. Отже, не вступайте в цю конверсію, поки не з’ясуєте, чи дозволить IRS це зробити для подання податкової звітності.
