Запис у журналі використовується для запису дебетової та кредитної сторін транзакції в бухгалтерських записах. Він використовується в системі бухгалтерського обліку подвійного запису, де для заповнення кожного запису необхідні як дебет, так і кредит. Основними елементами формату журналу є такі:
- Рядок заголовка може містити номер журналу та дату входу. Номер використовується для індексації запису журналу, щоб його можна було правильно зберігати та отримувати із сховища.
- Перший стовпець включає номер рахунку та ім’я рахунку, в який записаний запис. Це поле відступає, якщо воно стосується рахунку, який зараховується.
- Другий стовпець містить суму дебету, яку потрібно ввести.
- Третя колонка містить суму кредиту, яку потрібно ввести.
- Нижній колонтитул може також містити короткий опис причини вступу. Запис у нижньому колонтитулі настійно рекомендується, оскільки записів у журналі так багато, що легко забути, чому кожен запис був зроблений.
Таким чином, основним форматом запису журналу є:
