Нараховані витрати - це витрати, які були понесені, але щодо яких ще не існує жодної документації щодо витрат. Замість видаткової документації створюється запис журналу для обліку нарахованих витрат, а також компенсаційного зобов’язання (яке, як правило, класифікується як поточне зобов’язання у балансі). За відсутності запису в журналі, витрати взагалі не відображатимуться у фінансовій звітності суб’єкта господарювання за здійснений період, що призведе до того, що звітний прибуток буде занадто високим за цей період. Коротше кажучи, нараховані витрати реєструються для підвищення точності фінансової звітності, щоб витрати були більш тісно узгоджені з тими доходами, з якими вони пов'язані.
Попередньо сплачені витрати є зворотною сумою нарахованих витрат, оскільки зобов'язання сплачується до того, як основна послуга або актив буде витрачено. Отже, попередньо сплачений актив спочатку відображається на балансі як актив.
Нараховані витрати на практиці
Приклади витрат, які зазвичай нараховуються, включають:
Відсотки за позики, за якими ще не надійшов рахунок-фактура позикодавця
Товари, отримані та спожиті або продані, на які ще не надійшов рахунок-фактура постачальника
Отримані послуги, на які ще не надійшов рахунок-фактура постачальника
Податки, за які досі не надійшов рахунок від державного органу
Понесена заробітна плата, за яку виплата працівникам ще не здійснена
Прикладом нарахованих витрат є ситуація, коли компанія отримує канцелярські товари від постачальника близько кінця місяця, але ще не отримала рахунок від постачальника до моменту, коли компанія закриває свої книги за місяць. Для належного обліку цих витрат у місяці отримання бухгалтер фіксує витрати на рахунку витрат на поставку з дебетом у сумі, яку він очікує для виставлення рахунку постачальником, і реєструє кредит на рахунку за нарахуванням витрат. Таким чином, якщо сума канцелярського приладдя становила 500 доларів, запис журналу становив би дебет у 500 доларів на рахунок витрат на канцелярське приладдя та кредит у 500 доларів на рахунок нарахованих витрат.
Запис журналу, як правило, створюється як запис, що автоматично повертається назад, так що програмне забезпечення бухгалтерського обліку автоматично створює запис взаємозаліку з початку наступного місяця. Потім, коли постачальник, зрештою, подає рахунок суб’єкту господарювання, він скасовує сторнуваний запис.
Щоб продовжити попередній приклад, запис у розмірі 500 доларів США повернеться в наступному місяці з кредитом на рахунок витрат на канцелярські товари та дебетом на рахунок нарахування нарахованих витрат. Потім компанія отримує рахунок-фактуру постачальника на 500 доларів США та реєструє його, як правило, через модуль кредиторської заборгованості бухгалтерського програмного забезпечення, що призводить до дебетування рахунку витрат на канцелярські товари та кредитування рахунку кредиторської заборгованості. Таким чином, чистий результат у наступному місяці - це взагалі не нове визнання витрат, а зобов’язання щодо платежу перекладається на рахунок кредиторської заборгованості.
Реально, сума нарахування витрат - це лише приблизна оцінка, і тому, ймовірно, дещо відрізнятиметься від суми рахунку-фактури постачальника, що надходить пізніше. Отже, як правило, є невелика додаткова сума витрат або від’ємне визнання витрат у наступному місяці, як тільки сторнування журналу та сума рахунку постачальника перераховуються одна проти одної.
З практичної точки зору, нематеріальні витрати не нараховуються, оскільки для створення та документування відповідних записів журналу потрібно занадто багато праці. Крім того, велика кількість записів журналу нарахованих витрат сповільнить процес закриття кінця місяця.
Приклади записів журналу нарахованих витрат
Отримані канцелярські товари, а на кінець місяця рахунку-фактури постачальника немає: списання витрат на канцтовари, зарахування нарахованих витрат.
Години роботи працівників, але відпрацьовані на кінець місяця, але не оплачені: Списання витрат на заробітну плату, зарахування нарахованих витрат
Понесене зобов'язання щодо виплат та відсутність рахунку-фактури постачальника на кінець місяця: Списання витрат на виплати працівникам, зарахування нарахованих витрат.
Податок на прибуток нараховується на основі отриманого доходу . Списання витрат з податку на прибуток, зарахування нарахованих витрат.
Перші три записи мають змінитись у наступному місяці. Податки на прибуток, як правило, зберігаються як нараховані витрати до моменту їх сплати.
