Заявка на закупівлю - це форма, заповнена працівником, яка вимагає, щоб відділ закупівель отримав певні товари чи послуги. Форма включає інформацію про характер та кількість предметів, які потрібно придбати, та коли вони потрібні. У деяких організаціях керівник відділу повинен також підписати заявки на закупівлю, що створюються його співробітниками, щоб вказати, що вони авторизовані. Роблячи це, компанія може уникнути непотрібних покупок. Потім форма надсилається до відділу закупівель, який отримує запитувані товари; це робиться із замовленням на придбання, яке є юридично обов’язковим документом, який надсилається відповідному постачальнику.
Заявки на закупівлю не використовуються для замовлення сировини для виробничого процесу. Натомість дозвіл на придбання цих предметів надходить із системи управління матеріалами, яка визначає суму, яку потрібно придбати, порівнюючи графік виробництва з наявними сумами для визначення необхідного чистого залишку. Таким чином, виробнича система потребує більш автоматизованого підходу, ніж більш безсистемне замовлення підрозділами, яке зазвичай направляється через заявку на закупівлю.
